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(完整版)2019年内部控制手册-专利管理制度

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专利管理
1.1 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司(下属公司是指 XX 股份有限公司投资(参
股或控股)或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司)有关涉及公司对于知识技术的认证、专利 申报、统一管理、转让或出售、跟踪检查及保密等制度,旨在加强对知识技术的保护,对核心 研发人员管理。 1.2 适用范围
适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度
专利评审制度 合同管理规定 商业秘密管理规定 员工保护和商业道德行为规范 专利管理规定。 1.4 职责分工 法律事务部:负责专利有关认证和申报,登记、组卷及建档,专利的管理,定期更新检查, 签订专利转让合同及负责相关转让手续。 授权审批人员:负责专利、专利转让及出售等的审批。 研发中心:负责研发相关的知识产权成果立项、对研发成果转让或出售的合同审核。
1.5 流程图

15.2专利管理
研发部
开始
R9
知识技术立项
未通过

法律事务部

专利评审委员会 相关审批人员

制作专利评审 资料
未通过 R3
准备专利申请材 料并提交申请

R6
专利评审
通过

通过

R4-5

登记、建立数据 库

R1R2/R7/R13
-15
专利管理

未通过

R10
与受让方协商, 拟定合同
专利转让
R12
更新专利台账
定期检查专利情 况

R11
合同审批
通过
R8
专利后评估

结束

1.6 控制目标

序 《内控手册》唯一具体控制目标



编号

1

15.2-CT1

2

15.2-CT2

3

15.2-CT3

5

15.2-CT4

6

15.2-CT5

7

15.2-CT6

8

15.2-CT7

控制目标
确保对专利受到合理保护 确保对研究成果达到公司预计效果
确保专利得到及时申请 确保专利转让相关手续经过适当的管理层的审批
确保对核心研究人员管理符合国家法律规定 确保研究成果能及时转化为生产力 确保对专利的相关处理符合法律规定

目标类别
资产保全目标 经营效率目标 资产保全目标 经营效率目标 合法合规目标 经营效率目标 合法合规目标

1.7 控制矩阵

15.2 -R1
15.2 -R2
15.2 -R3

各项专利技术 的申报、审核及 转让等工作由 同一人负责,导 致知识产权管 理不相容职责 未分离、职责混 乱,造成公司内 部舞弊风险 公司或下属单 位相关部门未 经授权使用公 司专利,造成公 司资产损失 研究成果转化 成功后未及时 申请专利,导致 研究成果被其

15.2CT1
15.2CT1
15.2CT3

15.2CA1
15.2CA2
15.2CA3

在专利提案中明确知识产权管 理过程中各岗位的职能及分 工,包括对知识产权申报、审 核、保管及转让的各项岗位情 况说明
公司及下属单位需要使用相关 专利时,须签订相关协议,并 在协议中进行概括性的约定
公司法律事务部组织,研发中 心或研发部配合进行有关认证 或专利申报等工作,经认证或 取得专利后形成自主知识产权

申报/ 审核/ 保管
申请/ 审核/ 审批

预防 型
预防 型
预防 型

专利管 理规定
专利管 理规定
专利管 理规定

控制痕 迹
专利提 案及申 请 OA 流程
相关协 议
专利申 请单、 专利提 案书

会计报表认定 1 存在和发生/真 实性;2 完整性;3 权利与义务;4 估 价或分摊;5 表达 和披露 12345

会计报 表项目

他竞争对手模 仿利用,损害公 司经营收益

15.2CT3

15.2CA4

利用公司资金支持完成的研发 项目所形成的自主知识产权归 公司所有,在法律允许范围内 由公司法律事务部统一管理

15.2 -R4
15.2 -R5
15.2 -R6

专利管理部门 无专利相关资 料记录台账,导 致无法明确了 解具体项目,无 法有效进行项 目后期跟踪管 理 专利资料归档 交接不规范、归 档不全导致归 档信息记录不 全,重要资料未 编号记录,容易 造成研究资料 遗失
未设立标准的 专利评审流程

15.2CT1
15.2CT1
15.2CT2

15.2CA5
15.2CA6
15.2CA7

专利管理部门应建立专利资料 管理数据库,由部门内部专人 负责保管
专利申报过程中的资*唇锥 收集并上传至专利资料管理数 据库
主管单位应当建立标准的专利 评审流程,评审时应严格按照 制度执行,相关的审批必须严

控制痕 迹

会计报表认定 1 存在和发生/真 实性;2 完整性;3 权利与义务;4 估 价或分摊;5 表达 和披露 12345

会计报 表项目

预 型



专利管 理规定

知识产 权管理 清单

研发项

预 防 专利管 目资料



理规定 管 理 数

据库

预 型



项目管 理程序

项目资 料管理 数据库

预 防 专利评 专利评



审制度 审记录

格执行

15.2 -R7

未明确设置查 阅和使用专利 资料的权限,导 致未经授权人 员直接接触研 究资料,造成未 公开信息泄露

15.2CT4

15.2CA8

对于涉密文件的管理按照商业 秘密管理规定进行管理

15.2 未 对 专 利 项 目 15.2- 15.2- 专利评审委员会定期对专利项

-R8 进行后评估

CT6 CA9 目进行后评估

15.2 -R9

未具体明确与

合作单位共同

开发形成的研

究成果归属权

和使用权,导致 利用研究成果 形所成的经济

15.2CT7

利益分配不当,

引发法律纠纷,

造成公司经济

损失

15.2CA10

在项目开展前协商确认研发成 果的归属权及违约责任并在项 目合同条款中予以明确

控制痕 迹

会计报表认定 1 存在和发生/真 实性;2 完整性;3 权利与义务;4 估 价或分摊;5 表达 和披露 12345

会计报 表项目

预 型



商业秘 密管理 规定

商业秘 密使用 审批记 录单

发 型



专利管 理规定

专利后 评估会 议记录

预 型



合同管 理规定

合作开 发合同 书

15.2 -R10
15.2 -R11
15.2 -R12
15.2 -R13

公司转让专利 时未签订专利 转让合同/协 议,导致受让方 将研究成果占 为己有,造成公 司研究成果受 到侵害 专利转让合同 条款未经相关 部门及领导审 核确认,导致合 同条款存在风 险漏洞,造成公 司财产损失 未对公司专利 转让使用情况 进行定期台账 的更新管理,导 致研究成果管 理不当,造成公 司经济损失 职务发明的专 利所有权界定

15.2CT7
15.2CT4
15.2CT7
15.2CT7

15.2CA11
15.2CA12
15.2CA13
15.2CA14

专利转让合同需按照合同管理 规定进行合同的草拟、审批和 签订
专利转让合同需按照合同管理 规定进行合同的草拟、审批和 签订
专利管理人员必须对公司的专 利使用和转让情况及时进行台 账更新,每季度定期检查更新 情况
职务发明的专利所有权应当归 公司所有,以确保合理地保障

编制/ 审批

预防 型
预防 型
发现 型
预防 型

合同管 理规定
商业秘 密管理 规定
专利管 理规定
员工保 护和商

控制痕 迹
研究成 果转让 合同
合同会 审表、 领导审 核意见
专利管 理台账
核心人 员劳动

会计报表认定 1 存在和发生/真 实性;2 完整性;3 权利与义务;4 估 价或分摊;5 表达 和披露 12345

会计报 表项目

不明确,导致研 发成果产权纠 纷,造成公司名 誉和经济损失

公司利益,避免由于研发成果 产权纠纷造成的公司名誉和经 济上的重大损失

15.2 -R14

未与所有能接 触核心研究资 料的研究人员 签定保密协议 和竞业限制协 议,导致研究人 员私自窃取研 发资料并谋取 个人利益,造成 研究项目核心 机密泄露

15.2CT5
15.2CT5

15.2CA15
15.2CA16

凡在研发部工作的员工(含外 聘人员),根据涉密情况不同, 必须与单位签订相应的保密协 议,履行保密责任和义务,遵 守保密规定
涉密人员在职在岗期间除履行 职务需要外,不得利用所掌握 的公司技术,个人或与他人合 作从事生产经营活动;不得出 卖秘密谋取个人或他人利益

会计报表认定

1 存在和发生/真

控制痕 迹

实性;2 完整性;3 权利与义务;4 估 价或分摊;5 表达

和披露

12345

业道德 合同;

行为规 保密协

范;商 议;

业秘密

管理规



员工保 研发中

护和商 心人员

业道德 名单;

预 防 行为规 签订保



范;商 密协议

业秘密 人员名

管理规 单;保



密协议

会计报 表项目

预防 型

保密协 议竞业 限制协 议

15.2 -R15

专利项目核心 资料由研究小 组个别核心人 员掌握,导致项 目核心人员流 失时,项目无法 完成,造成研究 资源浪费、重要 研究资料流失

15.2CT5

15.2CA17

研发项目完成后由项目负责人 负责收集所有项目资料,整理 完成后统一交档案室归档保 管。重要研发人员离职时必须 对其带走的文件资料进行核 查,确认其未将与公司核心研 发项目有关的所有资料带走

控制痕 迹

会计报表认定 1 存在和发生/真 实性;2 完整性;3 权利与义务;4 估 价或分摊;5 表达 和披露 12345

会计报 表项目

预 型



员工保 护和商 业道德 行为规 范

研发资 料台 账、研 发资料 归档清 单




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